La presente Privacy Policy descrive i trattamenti di dati personali effettuati da SOLUZIO S.A.S. in qualità di Titolare del trattamento in relazione al sito flowdoocrm.com, ai relativi sottodomini, alle richieste commerciali, alla registrazione e gestione degli account, all’acquisto e amministrazione dei servizi FlowdooCRM, all’assistenza e alle ulteriori attività direttamente svolte da SOLUZIO. Essa non sostituisce il Data Processing Agreement (DPA) applicabile ai dati che i clienti di FlowdooCRM inseriscono e trattano nella piattaforma per proprie finalità: rispetto a tali dati, nei casi previsti, il cliente opera quale Titolare e SOLUZIO quale Responsabile del trattamento.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è SOLUZIO S.A.S., con sede in Viale Stazione n. 117, 67039 Sulmona (AQ), P. IVA 02180290666, iscritta al REA AQ-212457, PEC soluzio.sas@pec.it, società che commercializza la piattaforma SaaS FlowdooCRM (di seguito anche “SOLUZIO”, “FlowdooCRM” o il “Titolare”). Per richieste relative alla protezione dei dati personali è possibile utilizzare la PEC soluzio.sas@pec.it oppure gli ulteriori recapiti privacy che saranno pubblicati sul sito flowdoocrm.com. Qualora SOLUZIO nomini un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO), i relativi dati di contatto saranno resi disponibili sul sito.

2. Ambito della presente informativa

La presente informativa riguarda i dati personali trattati direttamente da SOLUZIO in qualità di Titolare, tra cui quelli relativi a visitatori del sito, soggetti che richiedono informazioni o demo, potenziali clienti, clienti, utenti amministrativi degli account FlowdooCRM, referenti aziendali, persone che contattano l’assistenza, destinatari di comunicazioni commerciali di SOLUZIO e soggetti che interagiscono con le iniziative di marketing del brand. Quando un cliente utilizza FlowdooCRM per trattare dati di propri lead, prospect, clienti, dipendenti o altri interessati per finalità determinate dal cliente stesso, tale trattamento è disciplinato dalle istruzioni e dall’informativa del cliente e, nei rapporti tra cliente e SOLUZIO, dal DPA ex art. 28 GDPR.

3. Categorie di dati trattati

A seconda dell’interazione con FlowdooCRM, SOLUZIO può trattare le seguenti categorie di dati:

• dati identificativi e anagrafici, quali nome, cognome, denominazione o ragione sociale;
• dati di contatto, quali indirizzo email, numero telefonico, indirizzo postale e PEC;
• dati professionali e aziendali, quali ruolo, funzione, impresa di appartenenza, settore e dimensione aziendale;
• dati relativi all’account, quali identificativi utente, configurazioni, ruoli, permessi, storico degli accessi e informazioni di sicurezza;
• dati contrattuali, amministrativi e di fatturazione, inclusi dati necessari all’emissione di documenti fiscali e alla gestione dei pagamenti;
• dati relativi alle richieste commerciali, demo, preventivi, ordini, piani sottoscritti e rapporti con il servizio clienti;
• contenuti delle comunicazioni inviate a SOLUZIO tramite email, moduli, chat, ticket o altri canali di assistenza;
• dati tecnici e di utilizzo, quali indirizzo IP, log, data e ora di accesso, browser, dispositivo, sistema operativo, eventi di sicurezza e informazioni tecniche necessarie al funzionamento del servizio;
• dati relativi alle preferenze di marketing, consensi, opposizioni, disiscrizioni e interazioni con le comunicazioni;
• eventuali ulteriori dati forniti volontariamente dall’interessato.

4. Dati di navigazione e log tecnici

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito e della piattaforma acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione Internet. Tali informazioni possono includere indirizzi IP, URI/URL delle risorse richieste, orario della richiesta, metodo utilizzato, codice di risposta del server e parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Tali dati sono trattati per consentire il funzionamento e la sicurezza dei servizi, diagnosticare anomalie, prevenire abusi e frodi, tutelare i sistemi e, ove previsto e lecito, ottenere informazioni statistiche sull’utilizzo.

5. Finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione

SOLUZIO tratta i dati personali esclusivamente in presenza di una base giuridica prevista dal GDPR. Le principali finalità sono le seguenti.

Finalità	Dati principali	Base giuridica	Conservazione indicativa
Rispondere a richieste di informazioni, contatto e demo	Identificativi, contatto, aziendali, contenuto richiesta	Misure precontrattuali richieste dall’interessato; legittimo interesse per richieste B2B compatibili	Per il tempo necessario alla gestione e, di regola, fino a 24 mesi dall’ultima interazione commerciale, salvo necessità ulteriori
Registrazione, attivazione e gestione dell’account FlowdooCRM	Identificativi, contatto, professionali, account e log	Esecuzione del contratto e misure precontrattuali	Per la durata del rapporto e successivamente per il periodo necessario alla tutela dei diritti e agli obblighi di legge
Erogazione, sicurezza, manutenzione e assistenza del servizio	Account, log, dati tecnici, ticket e comunicazioni	Esecuzione del contratto; legittimo interesse alla sicurezza e continuità del servizio; obblighi di legge ove applicabili	Per il tempo necessario all’erogazione e secondo i cicli tecnici di conservazione e sicurezza
Gestione amministrativa, contabile, fiscale e dei pagamenti	Anagrafici, fiscali, contrattuali, transazioni	Esecuzione del contratto e obblighi di legge	Per i termini previsti dalla normativa civilistica, fiscale e contabile e per la tutela dei diritti
Prevenzione di frodi, abusi e tutela dei diritti	Account, log, dati tecnici, contrattuali e comunicazioni	Legittimo interesse del Titolare e, ove applicabile, obblighi di legge	Per il tempo strettamente necessario e, in caso di controversia, per la relativa durata e i termini di prescrizione
Invio di comunicazioni promozionali e newsletter di FlowdooCRM	Nome, email, telefono ove previsto, preferenze e interazioni	Consenso, quando richiesto; eventuali ulteriori basi consentite dalla normativa per specifiche comunicazioni	Fino alla revoca del consenso/opposizione e comunque secondo criteri periodici di verifica dell’attualità dell’interesse
Analisi e miglioramento di sito e servizi	Dati tecnici, utilizzo e interazioni	Consenso quando richiesto per strumenti non tecnici; legittimo interesse per analisi strettamente necessarie e compatibili	Secondo la durata configurata per i singoli strumenti e quanto indicato nella Cookie Policy

6. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari nei moduli di registrazione, acquisto, contatto o assistenza è indispensabile per dare seguito alla richiesta, concludere o eseguire il contratto o adempiere agli obblighi di legge. Il mancato conferimento può rendere impossibile fornire il servizio o rispondere alla richiesta. Il conferimento dei dati per finalità di marketing basate sul consenso è facoltativo e l’eventuale rifiuto o revoca non pregiudica l’utilizzo dei servizi acquistati.

7. Marketing, newsletter e comunicazioni commerciali

Quando previsto, SOLUZIO può inviare comunicazioni informative e promozionali relative a FlowdooCRM, ai relativi servizi, funzionalità, offerte, webinar, demo, contenuti formativi e iniziative commerciali. Le comunicazioni saranno effettuate sulla base giuridica applicabile al singolo caso e nel rispetto della normativa sulle comunicazioni elettroniche. Quando il trattamento è basato sul consenso, l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. È inoltre possibile esercitare il diritto di opposizione al marketing diretto in qualsiasi momento, anche utilizzando gli strumenti di disiscrizione presenti nelle comunicazioni.

8. Profilazione e automazioni

FlowdooCRM può utilizzare strumenti di automazione per organizzare richieste commerciali, assegnare contatti, inviare follow-up, segmentare interlocutori o personalizzare comunicazioni. Qualora SOLUZIO attivi trattamenti di profilazione che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR, saranno fornite le specifiche informazioni richieste dalla normativa e, ove necessario, sarà acquisita un’idonea base giuridica. Salvo diversa specifica informativa, SOLUZIO non adotta decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi nei confronti degli utenti del sito o dei clienti.

9. Funzionalità di intelligenza artificiale

Nell’ambito dell’assistenza, delle funzionalità della piattaforma o dei processi interni, SOLUZIO può utilizzare servizi basati su intelligenza artificiale. Quando tali servizi comportano trattamento di dati personali per finalità proprie di SOLUZIO, il trattamento avviene secondo una delle basi giuridiche previste dal GDPR e nel rispetto dei principi di minimizzazione, trasparenza e sicurezza. Quando, invece, l’AI è utilizzata dal Cliente sui dati presenti nel proprio account FlowdooCRM per finalità determinate dal Cliente, trovano applicazione il DPA e le istruzioni impartite dal Cliente in qualità di Titolare.

10. Destinatari e categorie di soggetti che possono trattare i dati

I dati possono essere trattati da personale e collaboratori autorizzati di SOLUZIO e, quando necessario, comunicati a soggetti che forniscono servizi funzionali all’attività e alla piattaforma. In particolare, possono rientrare tra i destinatari o responsabili del trattamento:

• fornitori della piattaforma SaaS e dell’infrastruttura tecnologica sottostante;
• provider cloud, hosting, DNS, sicurezza e monitoraggio;
• fornitori di posta elettronica, comunicazioni, telefonia, SMS e messaggistica;
• fornitori di servizi di intelligenza artificiale, ove effettivamente utilizzati;
• provider di pagamento e servizi finanziari necessari alla gestione delle transazioni;
• fornitori di CRM, help desk, assistenza, analytics e strumenti di produttività;
• consulenti fiscali, contabili, legali, privacy e altri professionisti soggetti a obblighi di riservatezza;
• autorità pubbliche, forze dell’ordine o altri soggetti quando la comunicazione sia prevista dalla legge o necessaria per la tutela di diritti.

L’elenco dei responsabili e subfornitori rilevanti viene mantenuto aggiornato da SOLUZIO e può essere reso disponibile o consultabile attraverso il sito, l’area riservata o su richiesta, compatibilmente con i ruoli privacy effettivamente ricoperti dai singoli soggetti.

11.  Piattaforma SaaS, provider tecnici  e terze parti

FlowdooCRM è una piattaforma SaaS commercializzata da SOLUZIO e può utilizzare tecnologia, infrastrutture, API e servizi messi a disposizione da terze parti e  provider tecnici. L’esatta qualificazione privacy dei singoli fornitori dipende dal servizio concretamente attivato e dal relativo rapporto contrattuale. SOLUZIO verifica e aggiorna, secondo il principio di accountability, la documentazione relativa ai fornitori effettivamente utilizzati, ai rispettivi ruoli e agli eventuali trasferimenti internazionali. Per i trattamenti effettuati per conto dei clienti FlowdooCRM si applica anche l’elenco dei sub-responsabili collegato al DPA.

12. Trasferimenti di dati verso Paesi terzi

Alcuni fornitori tecnologici utilizzati per l’erogazione del sito o della piattaforma possono essere stabiliti o trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi SOLUZIO assicura che il trasferimento avvenga nel rispetto del Capo V GDPR, sulla base, a seconda dei casi, di decisioni di adeguatezza della Commissione europea, del Data Privacy Framework ove applicabile, delle Clausole Contrattuali Standard o di altri strumenti previsti dalla normativa, adottando ove necessario misure supplementari. Informazioni più specifiche sui trasferimenti connessi ai fornitori effettivamente attivati potranno essere rese disponibili nella documentazione privacy del servizio o su richiesta dell’interessato.

13. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati con strumenti informatici e, ove necessario, con modalità manuali, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. SOLUZIO adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, che possono comprendere gestione degli accessi e dei privilegi, autenticazione, MFA ove disponibile, cifratura delle comunicazioni in transito, logging, monitoraggio, procedure di backup, gestione degli incidenti, aggiornamento dei sistemi, segregazione logica degli account e procedure di autorizzazione del personale.

14. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario alle finalità per le quali sono trattati, tenendo conto della durata del rapporto, degli obblighi legali, dei termini di prescrizione, delle esigenze di sicurezza e dell’eventuale necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto. I periodi indicati nella presente informativa sono criteri generali e possono essere differenziati per specifiche categorie di dati. I backup tecnici possono contenere copie residue per il periodo previsto dai normali cicli di retention, durante il quale restano protette e non vengono utilizzate per finalità incompatibili.

15. Cookie e tecnologie di tracciamento

Il sito flowdoocrm.com può utilizzare cookie e tecnologie analoghe necessari al funzionamento del sito e, previa acquisizione del consenso quando richiesto, strumenti di analytics, personalizzazione, marketing o altre tecnologie non strettamente necessarie. Tipologie, finalità, durata, fornitori e modalità di gestione delle preferenze saranno descritte nella specifica Cookie Policy e nel sistema di gestione del consenso utilizzato sul sito. I cookie o strumenti non tecnici soggetti a consenso non dovranno essere attivati prima dell’espressione della relativa scelta, quando ciò sia richiesto dalla normativa applicabile.

16. Dati raccolti tramite moduli e landing page

I moduli di contatto, richiesta demo, iscrizione, acquisto e altre landing page devono rendere disponibile l’informativa privacy prima dell’invio dei dati e distinguere i dati necessari da quelli facoltativi. Quando è richiesto un consenso, questo deve essere raccolto mediante un’azione positiva, libera, specifica, informata e documentabile, senza utilizzare caselle preselezionate. Qualora uno stesso modulo persegua finalità diverse, SOLUZIO adotta, ove necessario, scelte e consensi separati.

17. Dati ottenuti da fonti diverse dall’interessato

In specifiche attività B2B SOLUZIO può ricevere dati professionali da fonti legittime diverse dall’interessato, quali soggetti che richiedono un contatto per conto dell’impresa, partner, elenchi o fonti pubblicamente accessibili nei limiti consentiti dalla legge. In tali casi SOLUZIO applica l’art. 14 GDPR, fornendo le informazioni richieste nei termini previsti dalla normativa, salvo che ricorra una delle relative eccezioni. L’informativa potrà specificare, quando applicabile, anche le categorie di dati ottenuti e la relativa fonte.

18. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22, tra cui:

• ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento e accedere ai propri dati;
• chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• chiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;
• chiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
• ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove applicabile, trasmetterli a un altro titolare;
• opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione particolare;
• opporsi in qualsiasi momento al trattamento per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione connessa a tale marketing;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, quando il trattamento è basato sul consenso;
• non essere sottoposto, nei casi previsti dalla legge, a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi.

19. Modalità di esercizio dei diritti

Le richieste possono essere inviate a SOLUZIO S.A.S. tramite PEC all’indirizzo soluzio.sas@pec.it o mediante gli ulteriori recapiti privacy pubblicati sul sito. SOLUZIO può richiedere le informazioni strettamente necessarie a verificare l’identità del richiedente quando sussistano ragionevoli dubbi. Le richieste sono gestite nei termini previsti dall’art. 12 GDPR. L’esercizio dei diritti è di regola gratuito, ferme le ipotesi in cui il GDPR consente di richiedere un contributo spese ragionevole o rifiutare richieste manifestamente infondate o eccessive.

20. Reclamo all’Autorità di controllo

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati violi il GDPR ha diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente, incluso il Garante per la protezione dei dati personali, e di esercitare gli ulteriori rimedi previsti dagli artt. 77-79 GDPR.

21. Minori

FlowdooCRM è un servizio professionale B2B e non è intenzionalmente rivolto a minori. SOLUZIO non intende raccogliere consapevolmente dati personali di minori attraverso procedure di registrazione commerciale. Qualora venga rilevata una raccolta non prevista, saranno adottate le misure appropriate in relazione al caso concreto e alla normativa applicabile.

22. Collegamenti e servizi di terzi

Il sito può contenere collegamenti a siti, piattaforme o servizi di terzi. La presente Privacy Policy non disciplina i trattamenti effettuati autonomamente da tali soggetti. L’utente è invitato a consultare le rispettive informative privacy prima di comunicare dati personali.

23. Modifiche alla Privacy Policy

SOLUZIO può aggiornare la presente Privacy Policy per adeguarla a modifiche normative, provvedimenti delle Autorità, evoluzioni tecnologiche, nuove funzionalità o variazioni dei trattamenti. La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con indicazione della data di ultimo aggiornamento. Quando una modifica incida in modo sostanziale sui trattamenti o richieda una nuova base giuridica o un nuovo consenso, SOLUZIO adotterà le misure informative e, ove necessario, acquisirà le manifestazioni di volontà richieste dalla normativa.